NIE-nummer aanvragen in Spanje: zo werkt het stap voor stap
Wie een woning in Spanje wil kopen, er wil werken, ondernemen of andere officiële zaken moet regelen, krijgt vrijwel altijd te maken met het NIE-nummer. Het Número de Identidad de Extranjero is het persoonlijke identificatienummer voor buitenlanders in Spanje.
Het nummer wordt onder meer gebruikt bij vastgoedtransacties, belastingen, arbeidscontracten en allerlei administratieve procedures. Een NIE is persoonlijk, uniek en blijft in principe je hele leven hetzelfde.
Wat is een NIE-nummer?
NIE staat voor Número de Identidad de Extranjero.
Het is het identificatienummer dat de Spaanse autoriteiten toekennen aan buitenlanders die vanwege economische, professionele, sociale of andere belangen een relatie met Spanje hebben.
Een NIE bestaat uit een letter, zeven cijfers en opnieuw een letter, bijvoorbeeld:
X1234567A
Het nummer zelf is geen verblijfsvergunning en geeft je dus niet automatisch het recht om permanent in Spanje te wonen. Het is uitsluitend een identificatienummer.
Waar heb je een NIE voor nodig?
In de praktijk kom je het NIE bij veel belangrijke zaken tegen.
Denk onder meer aan:
- het kopen of verkopen van een woning;
- het betalen van Spaanse belastingen;
- het afsluiten van bepaalde contracten;
- werken in Spanje;
- het oprichten van een onderneming;
- officiële administratieve procedures;
- sommige bank- en hypotheekzaken.
Wie een woning in Spanje wil kopen, doet er daarom verstandig aan het NIE al vroeg in het aankoopproces te regelen.
Een NIE is niet hetzelfde als residentie
Dit is een belangrijk verschil.
Je kunt een NIE-nummer hebben zonder resident van Spanje te zijn.
Iemand die in Nederland woont maar een vakantiehuis in Spanje koopt, kan bijvoorbeeld een NIE aanvragen omdat dit nodig is voor de aankoop en belastingzaken.
Wie als EU-burger daadwerkelijk langer dan drie maanden in Spanje gaat wonen, krijgt daarnaast te maken met de registratie als EU-burger. Hiervoor wordt het Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión aangevraagd met formulier EX-18. Op dat certificaat staat eveneens het NIE.
Hoe vraag je alleen een NIE-nummer aan?
Wie uitsluitend een NIE nodig heeft vanwege bijvoorbeeld de aankoop van een woning, gebruikt voor de aanvraag het officiële formulier:
EX-15 – Solicitud de Número de Identidad de Extranjero (NIE) y Certificados.
Dit formulier wordt dus gebruikt voor de afzonderlijke toekenning van een NIE.
Dat is iets anders dan formulier EX-18, dat bedoeld is voor de registratie van EU-burgers die zich in Spanje vestigen.
Waar kun je een NIE aanvragen?
Ben je in Spanje, dan kan de aanvraag worden ingediend bij een daarvoor bevoegde:
- Oficina de Extranjería, of
- Comisaría de Policía.
Welke locatie de aanvraag behandelt, verschilt per provincie.
In veel gebieden moet je vooraf een cita previa, oftewel afspraak, maken.
NIE aanvragen vanuit Nederland of België
Je hoeft niet noodzakelijk eerst naar Spanje te reizen.
Wie buiten Spanje woont, kan een NIE ook aanvragen via een Spaans consulaat in het land waar hij of zij woont.
Het consulaat stuurt de aanvraag vervolgens door naar de bevoegde Spaanse autoriteiten.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je al weet dat je binnenkort een woning in Spanje gaat kopen.
Welke documenten heb je nodig?
Voor een afzonderlijke NIE-aanvraag vraagt de Spaanse politie in ieder geval om:
- het ingevulde en ondertekende formulier EX-15;
- origineel en kopie van geldig paspoort of identiteitsdocument;
- bewijs van betaling van de leges via Modelo 790, código 012;
- een verklaring of document waaruit blijkt waarom je een NIE nodig hebt.
Bij het aanvragen vanwege een woningkoop kan bijvoorbeeld documentatie rond de aankoop worden gebruikt om de reden van de aanvraag aan te tonen.
Lokale kantoren kunnen aanvullende stukken vragen.
De reden voor de aanvraag moet duidelijk zijn
Een NIE wordt niet alleen verstrekt omdat iemand het nummer misschien ooit nodig denkt te hebben.
Bij een afzonderlijke aanvraag moet je aangeven welke economische, professionele, sociale of andere reden je hebt om het nummer aan te vragen.
Volgens het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken moet die reden bij de aanvraag worden meegedeeld.
Voorbeelden zijn de aankoop van vastgoed, zakelijke activiteiten of andere officiële handelingen waarvoor identificatie in Spanje noodzakelijk is.
De leges betalen met Modelo 790
Voor de aanvraag moet een kleine overheidsheffing worden betaald.
Daarvoor gebruik je Modelo 790, código 012 en kies je de optie voor:
Asignación de Número de Identidad de Extranjero (NIE) a instancia del interesado.
Het actuele bedrag wordt op het officiële formulier weergegeven. Het is verstandig dat bedrag rechtstreeks op de website van de Policía Nacional te controleren, omdat overheidstarieven kunnen wijzigen.
Na betaling neem je het betaalbewijs mee naar de afspraak.
Kun je iemand anders je NIE laten aanvragen?
Onder bepaalde voorwaarden wel.
De Spaanse autoriteiten staan toe dat de aanvraag in Spanje via een wettelijke vertegenwoordiger wordt ingediend.
Die vertegenwoordiger moet dan kunnen aantonen dat hij of zij uitdrukkelijk gemachtigd is om de NIE-aanvraag namens jou te doen.
Dit wordt bijvoorbeeld regelmatig gebruikt door buitenlandse woningkopers die een advocaat of gestor machtigen om administratieve zaken in Spanje af te handelen.
Hoe lang duurt de aanvraag?
Volgens het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken moet de procedure voor de afzonderlijke toekenning van een NIE in beginsel binnen maximaal vijf dagen worden afgehandeld nadat de aanvraag bij het bevoegde orgaan is geregistreerd.
In de praktijk kan het totale proces langer duren, omdat vooral het verkrijgen van een afspraak in drukke provincies tijd kan kosten.
Het is daarom verstandig om het NIE niet pas vlak voor de overdracht van een woning aan te vragen.
Verloopt een NIE-nummer?
Het nummer zelf verloopt niet.
Eenmaal toegekend blijft hetzelfde NIE aan jou gekoppeld.
Dat betekent echter niet dat ieder document waarop het nummer staat onbeperkt geldig is. Een verblijfskaart of registratiecertificaat is een ander document en daarvoor kunnen andere geldigheidsregels gelden.
EU-burger en langer dan drie maanden in Spanje
Voor Nederlanders en Belgen die permanent naar Spanje verhuizen is alleen een los NIE meestal niet voldoende.
EU-burgers die langer dan drie maanden in Spanje verblijven en aan de voorwaarden daarvoor voldoen, moeten zich inschrijven in het Registro Central de Extranjeros.
Daarbij wordt het groene registratiecertificaat voor EU-burgers afgegeven en wordt formulier EX-18 gebruikt.
Het is daarom belangrijk onderscheid te maken tussen:
Alleen NIE nodig: EX-15
Als EU-burger resident worden: EX-18
NIE aanvragen voor het kopen van een woning
Voor Nederlanders en Belgen is de aankoop van vastgoed waarschijnlijk een van de bekendste redenen om een NIE aan te vragen.
Het nummer wordt gebruikt in de officiële documenten rond de koop en bij de fiscale afhandeling van de transactie. Iedere buitenlandse koper heeft daarom een eigen NIE nodig.
Koop je samen met je partner een woning en worden jullie beiden eigenaar, dan moet ieder afzonderlijk over een NIE beschikken.
Begin er op tijd mee
De aanvraag zelf is niet bijzonder ingewikkeld, maar het vinden van een beschikbare afspraak kan in populaire regio’s soms lastiger zijn.
Wie serieus bezig is met het kopen van een woning of verhuizing naar Spanje doet er daarom verstandig aan de aanvraag vroeg te starten.
Kort samengevat:
1. Bepaal of je alleen een NIE nodig hebt of ook resident wordt.
2. Maak indien nodig een afspraak bij politie of Extranjería.
3. Vul formulier EX-15 in voor een losse NIE-aanvraag.
4. Verzamel je identificatie en bewijs van de reden voor de aanvraag.
5. Vul Modelo 790 código 012 in en betaal de leges.
6. Dien de aanvraag met alle documenten in.
7. Bewaar je NIE zorgvuldig: het nummer blijft aan jou gekoppeld.
Voor wie in Spanje een huis wil kopen, werken of andere officiële zaken gaat regelen, is het NIE daarmee een van de eerste administratieve stappen die je het beste alvast kunt afvinken.
