Auto van de zaak in Spanje: dit zijn de fiscale regels voor ondernemers

Wie in Spanje als zelfstandige werkt of een eigen bedrijf heeft, kan een auto zakelijk kopen, leasen of via renting gebruiken. Maar wie denkt dat alle autokosten daardoor automatisch aftrekbaar zijn, kan voor een onaangename verrassing komen te staan. Vooral bij personenauto’s maakt de Spaanse belastingdienst een duidelijk onderscheid tussen btw-aftrek en aftrek voor de inkomstenbelasting.

Dat is belangrijk voor Nederlanders en Belgen die in Spanje als autónomo werken of via een Spaanse Sociedad Limitada (SL) ondernemen.

Kopen, leasing of renting

Voor een zakelijke auto bestaan in Spanje grofweg drie mogelijkheden.

Bij aankoop wordt de auto eigendom van de onderneming en worden de aanschafkosten normaal gesproken over meerdere jaren afgeschreven.

Bij leasing gaat het doorgaans om een financieringsconstructie waarbij gedurende een afgesproken periode wordt betaald en vaak een mogelijkheid bestaat om de auto uiteindelijk over te nemen.

Bij renting betaalt de onderneming een vast maandbedrag voor het gebruik van de auto. Onderhoud, verzekering en andere diensten zijn vaak in dat bedrag opgenomen. De auto blijft normaal gesproken eigendom van de verhuurmaatschappij.

Fiscaal is vooral van belang in welke mate de auto daadwerkelijk voor de onderneming wordt gebruikt.

Voor de btw geldt meestal de 50%-regel

Voor de Spaanse btw, de IVA, bestaat bij gewone personenauto’s een relatief gunstige regeling.

De Agencia Tributaria gaat er in beginsel van uit dat een personenauto die zowel zakelijk als privé kan worden gebruikt voor 50 procent aan de bedrijfsactiviteit is toe te rekenen. Daardoor kan doorgaans 50 procent van de betaalde btw op aankoop of huur worden afgetrokken.

Wie wil aantonen dat de auto bijvoorbeeld voor 80 of 100 procent zakelijk wordt gebruikt, moet dat hogere zakelijke gebruik kunnen onderbouwen.

De belastingdienst mag op haar beurt ook aantonen dat het werkelijke zakelijke gebruik juist lager ligt.

Sommige bedrijfsauto’s kunnen voor 100% meetellen

Voor bepaalde voertuigen en beroepen geldt bij de btw een vermoeden van 100 procent zakelijk gebruik.

Dat geldt onder andere voor voertuigen die worden gebruikt voor:

• goederenvervoer;
• personenvervoer, zoals taxi’s;
• rijlessen;
• werkzaamheden van handelsvertegenwoordigers en commerciële agenten;
• bepaalde bewakingsdiensten.

In dergelijke situaties kan in beginsel de volledige btw worden afgetrokken, zolang aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan.

Een autónomo moet oppassen: voor IRPF gelden strengere regels

Hier ontstaat regelmatig verwarring.

De 50%-regel geldt voor de btw, maar betekent niet automatisch dat een autónomo ook 50 procent van alle autokosten van zijn belastbare winst mag aftrekken.

Voor de Spaanse inkomstenbelasting IRPF is de regel voor een gewone personenauto veel strenger. Om de auto als volledig bedrijfsvermogen te behandelen, moet deze in principe uitsluitend voor de economische activiteit worden gebruikt.

Bij gewone personenauto’s accepteert de belastingdienst zelfs beperkt privégebruik buiten werktijd normaal gesproken niet als de ondernemer de auto volledig als zakelijk bedrijfsmiddel wil behandelen.

Er bestaan uitzonderingen voor onder andere taxi’s, rijschoolauto’s, voertuigen voor goederenvervoer en auto’s van vertegenwoordigers of handelsagenten.

Dat betekent bijvoorbeeld dat een autónomo die zijn personenauto doordeweeks voor klanten gebruikt maar er in het weekend ook privé mee rijdt, voor de IRPF niet automatisch dezelfde 50 procent kan aftrekken als bij de btw.

Bewijs van zakelijk gebruik belangrijk

Wie een groot deel of zelfs 100 procent van de btw wil aftrekken, moet voldoende bewijs hebben van het zakelijke gebruik.

Daarbij kunnen onder meer helpen:

• een ritten- of kilometeradministratie;
• agenda’s met klantafspraken;
• offertes en facturen;
• bezoekrapporten;
• kilometerstanden;
• parkeerkosten en tolbetalingen;
• documenten waaruit zakelijke routes blijken.

De Spaanse belastingdienst bepaalt niet dat één specifieke kilometeradministratie altijd verplicht is. De ondernemer mag het zakelijke gebruik in principe met verschillende wettelijk toegestane bewijsmiddelen aantonen. Alleen het opnemen van de auto in de boekhouding is op zichzelf niet voldoende bewijs.

Auto van een SL ook privé gebruiken

Bij een Sociedad Limitada ontstaat een andere situatie wanneer de onderneming een auto ter beschikking stelt aan een werknemer of bestuurder die deze ook privé mag gebruiken.

Het privévoordeel kan dan worden beschouwd als retribución en especie, oftewel loon of vergoeding in natura.

Bij een auto die eigendom is van de werkgever wordt de fiscale waarde van het gebruik in beginsel berekend op 20 procent per jaar van de aanschafkosten inclusief de belastingen die bij aankoop zijn betaald. Is de auto niet van de werkgever, bijvoorbeeld bij bepaalde lease- of huurconstructies, dan wordt uitgegaan van 20 procent van de marktwaarde die de auto als nieuw zou hebben.

Belangrijk is daarbij niet alleen hoeveel privékilometers daadwerkelijk worden gereden. Ook de beschikbaarheid van de auto voor privégebruik speelt een rol.

De Agencia Tributaria geeft zelf als voorbeeld dat de periode waarin een auto beschikbaar is voor privédoeleinden als loon in natura wordt beschouwd, ook wanneer de auto feitelijk niet iedere privédag wordt gebruikt.

Lagere fiscale waardering voor zuinige auto’s

Voor bepaalde energiezuinige voertuigen kan de fiscale waardering van het privégebruik worden verlaagd.

Afhankelijk van het type auto kan de vermindering 15, 20 of 30 procent bedragen.

De hoogste vermindering van 30 procent geldt onder voorwaarden onder andere voor:

• volledig elektrische auto’s;
• elektrische auto’s met range-extender;
• bepaalde plug-inhybrides.

Bij plug-inhybrides gelden aanvullende voorwaarden, waaronder eisen aan de elektrische actieradius en de waarde van het voertuig.

Het is dus te simpel om te stellen dat iedere hybride of elektrische auto automatisch 30 procent korting krijgt.

Kosten zoals brandstof en onderhoud

Ook bij brandstof, reparaties, onderhoud en andere autokosten speelt de fiscale toerekening van de auto een belangrijke rol.

Voor de btw sluit de aftrek aan bij de mate waarin het voertuig zakelijk wordt gebruikt. Voor de IRPF van een autónomo ligt de lat bij een gewone personenauto aanzienlijk hoger wanneer deze tevens privé wordt gebruikt.

Juist daardoor kan dezelfde auto voor de btw gedeeltelijk zakelijk zijn, terwijl bepaalde kosten voor de inkomstenbelasting niet op dezelfde manier aftrekbaar zijn.

Geen Nederlandse bijtelling één op één

Spanje heeft dus wel een fiscale regeling die lijkt op de Nederlandse bijtelling, maar het systeem werkt anders.

De Spaanse retribución en especie speelt vooral wanneer een werkgever of onderneming een voertuig beschikbaar stelt dat ook privé gebruikt kan worden. Voor een autónomo met een eigen auto draait het juist vooral om de vraag of het voertuig voldoende exclusief aan de economische activiteit is verbonden.

Daarmee zijn er in Spanje eigenlijk drie vragen die afzonderlijk moeten worden bekeken:

Hoeveel btw mag worden afgetrokken? Hoeveel autokosten mogen van de winst worden afgetrokken? En is er sprake van privégebruik van een door een onderneming beschikbaar gestelde auto?

Wie in Spanje een zakelijke auto aanschaft of een lease- of rentingcontract afsluit, doet er daarom verstandig aan vooraf met een gestor of asesor fiscal te bepalen hoe de auto administratief en fiscaal moet worden verwerkt. De verschillen kunnen bij een belastingcontrole aanzienlijk zijn.