Spanje stelt Verifactu opnieuw uit: verplichting schuift door naar oktober 2028

Zelfstandigen en bedrijven in Spanje krijgen opnieuw langer de tijd om hun facturatiesoftware aan te passen aan Verifactu. Het Spaanse ministerie van Financiën heeft bekendgemaakt dat de verplichting wordt uitgesteld tot oktober 2028.

Daarmee vervallen de eerder aangekondigde invoeringsdata van januari en juli 2027. Het uitstel geldt voor ondernemers die onder de Verifactu-regels vallen.

Waarom wordt Verifactu opnieuw uitgesteld?

De Spaanse overheid wil voorkomen dat ondernemers kort na elkaar met twee grote veranderingen in hun administratie worden geconfronteerd.

Verifactu wordt daarom afgestemd op de verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven, die voortkomt uit de Spaanse wet Ley Crea y Crece.

Het doel is dat beide systemen zoveel mogelijk tegelijk worden ingevoerd, zodat bedrijven hun software en administratie niet twee keer achter elkaar hoeven aan te passen.

Eerdere data vervallen

Volgens de eerdere planning zou Verifactu ingaan op:

• 1 januari 2027 voor bedrijven die vennootschapsbelasting betalen;
• 1 juli 2027 voor de overige ondernemers, waaronder het grootste deel van de autónomos.

Die deadlines vervallen nu.

De nieuwe algemene richtdatum wordt oktober 2028.

Wat is Verifactu precies?

Verifactu is een systeem dat eisen stelt aan de software waarmee ondernemers hun facturen maken.

De belangrijkste bedoeling is dat factuurgegevens achteraf niet zomaar kunnen worden aangepast of verwijderd.

Facturatiesystemen moeten ervoor zorgen dat gegevens:

• traceerbaar zijn;
• leesbaar blijven;
• niet ongemerkt kunnen worden gewijzigd;
• correct worden opgeslagen;
• en beschikbaar blijven voor controle door de belastingdienst.

Daarmee wil Hacienda fraude met manipuleerbare facturatieprogramma’s tegengaan.

Verifactu is niet hetzelfde als e-facturatie

Verifactu en elektronische facturatie worden vaak door elkaar gehaald, maar het zijn twee verschillende systemen.

Verifactu gaat vooral over de manier waarop facturatiesoftware transacties registreert en bewaart.

De e-factuur gaat over de vorm en elektronische uitwisseling van facturen tussen bedrijven.

Bij de toekomstige verplichte e-facturatie zal een gewone pdf-, Word- of Excel-factuur niet meer altijd voldoende zijn.

Waarom worden beide systemen gekoppeld?

De Spaanse overheid wil de technische eisen van Verifactu en de e-factuur beter op elkaar laten aansluiten.

Dat moet voorkomen dat ondernemers eerst hun software aanpassen aan Verifactu en vervolgens korte tijd later opnieuw moeten investeren om te voldoen aan de regels voor elektronische facturatie.

Daarnaast houdt Spanje rekening met de Europese plannen voor digitale btw-rapportage onder VAT in the Digital Age (ViDA), die vanaf 2030 steeds belangrijker worden binnen de Europese Unie.

Zelfstandigenorganisatie blij met uitstel

De Spaanse zelfstandigenorganisatie ATA heeft positief gereageerd op het besluit.

Volgens voorzitter Lorenzo Amor heeft het weinig zin om ondernemers eerst verplicht naar één nieuw systeem te laten overstappen wanneer kort daarna opnieuw grote veranderingen nodig zijn.

ATA had daarom al eerder gevraagd om beide systemen beter op elkaar af te stemmen.

Toch ook kritiek

Niet iedereen is tevreden met het nieuwe uitstel.

Een deel van de ondernemers heeft inmiddels al geld uitgegeven aan nieuwe facturatiesoftware die voorbereid is op Verifactu.

Voor hen betekent het uitstel dat de investering veel eerder is gedaan dan uiteindelijk noodzakelijk blijkt.

Ook zorgt het herhaaldelijk verschuiven van de deadline voor onzekerheid over wanneer ondernemers nu werkelijk moeten overstappen.

Boetes kunnen uiteindelijk hoog oplopen

Dat Verifactu wordt uitgesteld betekent niet dat de verplichting verdwijnt.

Zodra het systeem daadwerkelijk verplicht wordt, moeten ondernemers met goedgekeurde of conforme facturatiesoftware werken.

Wie dan gebruikmaakt van software die niet aan de eisen voldoet, kan volgens de huidige regels te maken krijgen met forse sancties.

Boetes kunnen oplopen tot €50.000 per jaar.

Gratis facturatieprogramma van belastingdienst

Voor kleine ondernemers die slechts weinig facturen versturen, werkt de Spaanse belastingdienst ook aan een gratis mogelijkheid om facturen volgens de regels te maken.

Daardoor hoeven kleine autónomos niet noodzakelijk direct dure commerciële software aan te schaffen.

Wat betekent dit voor autónomos?

Voor zelfstandigen betekent het uitstel vooral dat er meer voorbereidingstijd komt.

Wie al een zaak heeft hoeft dus niet vóór januari of juli 2027 verplicht over te stappen op Verifactu-software.

Dat geeft ondernemers extra tijd om:

• verschillende facturatieprogramma’s te vergelijken;
• te controleren of bestaande software geschikt is;
• met hun gestor of boekhouder te overleggen;
• en te wachten totdat de definitieve technische regels duidelijk zijn.

Ook relevant voor Nederlanders en Belgen met een bedrijf in Spanje

De regels gelden ook voor Nederlanders en Belgen die als zelfstandige of ondernemer in Spanje actief zijn en onder de Spaanse belastingregels vallen.

Vooral ondernemers die nu nog met eenvoudige pdf-facturen, Word, Excel of verouderde software werken, zullen uiteindelijk hun manier van factureren moeten aanpassen.

Het goede nieuws is dat zij daar nu aanzienlijk langer de tijd voor krijgen.

Tot 2028 tijd, maar voorbereiding blijft verstandig

Ondernemers hoeven dus niet direct in actie te komen vanwege een deadline in 2027.

Wel blijft het verstandig om bij een nieuwe aankoop van facturatiesoftware nu al te controleren of het programma geschikt wordt gemaakt voor zowel:

• Verifactu;
• als de toekomstige verplichte elektronische facturatie.

Zo voorkom je dat je over twee jaar opnieuw van systeem moet veranderen.